Témoignage de Gilles Vuille, directeur ad interim.
Active depuis plus de trente ans dans l’insertion professionnelle, Mode d’emploi compte aujourd’hui 160 collaboratrices et collaborateurs répartis sur plusieurs sites.
« Nous avions une fondation solide, reconnue pour la qualité de ses prestations. Mais cette structure montrait ses limites face à un environnement qui demandait davantage d’agilité et de créativité. C’est à ce moment qu’est né le questionnement sur la gouvernance : comment mieux nous organiser autour de notre mission ? Comment prendre les décisions au plus proche du terrain ? »
Une transformation structurée, menée étape par étape
Pour mener cette transformation, un groupe de travail réunissant des volontaires issus du terrain, des fonctions support et de la direction a été constitué.
« L’accompagnement s’est fait en deux grands temps. Il y a d’abord eu un travail de réflexion sur la nouvelle organisation et sur la forme de gouvernance la plus cohérente pour Mode d’emploi. Puis il y a eu un travail très concret de structuration du changement et de gestion de projet. Travail d’autant plus important qu’en plus de changer notre gouvernance, nous faisions aussi évoluer notre structure interne, en passant d’une organisation par métiers à des équipes pluridisciplinaires. »
Le projet s’est déployé progressivement, avec une feuille de route, des points de coordination réguliers et de nombreuses phases d’expérimentation, notamment au sein des équipes.
« Nous confronter aux difficultés et imaginer ce qui viendrait ensuite s’est avéré essentiel. Sans expérimentation, on fonçait dans le mur. »
Un moment fondateur
Parmi les moments marquants, Gilles Vuille retient une journée réunissant près de 140 personnes au château de La Sarraz.
Les équipes y ont travaillé ensemble sur les futurs cercles, leurs responsabilités et leurs périmètres d’autorité.
« Les équipes ne recevaient pas simplement une nouvelle organisation sur papier. Elles commençaient à se l’approprier par la pratique. »
Une autre manière d’exercer le leadership
Pour les cadres, cette évolution représentait un changement important, et pour certains une crainte.
« Quand on est cadre dans un système hiérarchique, le fait de prendre des décisions est aussi ce qui légitime notre position. Quand on a compris qu’une partie de cette autorité serait redistribuée aux équipes, il a fallu comprendre quelle serait notre nouvelle place… et réaliser que le rôle de leader change de nature. »
« Laurent a beaucoup travaillé avec nous sur ce sujet, afin de répondre à des craintes légitimes et de faire émerger la valeur de ce nouveau rôle. »
Des bénéfices déjà visibles
Sept mois après le lancement de la nouvelle organisation, plusieurs effets sont déjà perceptibles:
✔️ Des équipes pluridisciplinaires au service des bénéficiaires
La nouvelle structure renforce un regard transverse sur l’accompagnement des bénéficiaires, au service de la mission de la Fondation.
✔️ Davantage de clarté sur les rôles et les responsabilités
« On pourrait croire qu’une gouvernance partagée signifie que tout le monde décide de tout. Nous faisons plutôt l’expérience inverse : elle oblige à clarifier les rôles et les responsabilités. L’appropriation de ces rôles et responsabilités se développe progressivement au sein des équipes. »
✔️ Une meilleure compréhension de sa contribution
« Grâce à la plateforme Peerdom, chaque cercle est visible par l’ensemble de la fondation, avec son but et ses responsabilités. Chacun comprend mieux où il se situe et comment il contribue à la raison d’être commune. »
✔️ Davantage de collaboration entre les équipes
« Cette nouvelle manière de travailler invite les équipes à collaborer pour prendre les meilleures décisions ensemble. Ce qui implique la nécessité de mieux se connaître, de mieux comprendre les réalités des autres équipes. C’est quelque chose d’assez enrichissant ! »
✔️ Des réunions plus structurées et efficaces
« Avant, nous avions des séances assez classiques, avec des discussions qui pouvaient partir dans tous les sens, sans qu’une décision claire en sorte forcément. Aujourd’hui, c’est plus structuré, et progressivement, nous traitons beaucoup plus de points. »
Un accompagnement au service de la mission
Pour Gilles Vuille, l’un des éléments les plus précieux de l’accompagnement de Laurent a été sa capacité à rester ancré dans la réalité de l’organisation.
« Laurent reste très pragmatique par rapport à notre organisation, à notre secteur d’activité et à ce qu’est la fondation Mode d’emploi. Il nous aide à amener suffisamment de structure, tout en nous ramenant toujours à notre réalité. Car notre travail, c’est de faire de l’insertion professionnelle, pas de la super gouvernance. »
Avec le recul, Gilles Vuille ne doute pas de la valeur de la démarche :
« Je crois qu’on aurait difficilement trouvé mieux. Ça prend vraiment du temps, et évidemment ça a un coût, mais rien de comparable à ne pas être accompagné et manquer ce genre de virage. Si on ne l’avait pas fait, le risque de ne pas aller dans la bonne direction aurait été bien plus fort. »
Vous envisagez une évolution de votre gouvernance ?
Que vous soyez au début de votre réflexion ou déjà engagés dans une transformation, je vous aide à construire une approche adaptée à votre réalité.