Comment améliorer le fonctionnement d’une équipe quand tout va déjà bien ?
Témoignage de Yann Ringgenberg, cofondateur de l’agence :ratio à Lausanne, qui explique pourquoi son équipe a choisi de clarifier ses rôles, ses décisions et son organisation pour gagner en efficacité, durablement.
:ratio est une agence UX/UI lausannoise fondée en 2009. L’équipe compte huit personnes et a toujours eu une organisation assez solide, basée sur une culture où l’on cherche naturellement à faire évoluer les choses — aussi bien pour les clients qu’en interne.
Avec les années, certaines choses se sont installées naturellement : des façons de travailler, des responsabilités, des valeurs partagées… mais souvent implicites.
En 2025, Yann et une autre membre de l’équipe ont suivi le parcours « Une équipe performante durablement ».
Pas parce que l’équipe allait mal, mais pour mettre des mots sur ce qui existait déjà et continuer à améliorer la façon de travailler ensemble.
Quand tout va bien… on ne prend pas toujours le temps de clarifier
« L’organisation fonctionnait déjà bien. On est assez structurés et la communication est fluide. Mais beaucoup d’éléments restaient implicites : des valeurs, des façons de travailler ou certaines décisions qui n’avaient jamais été formalisées. »
Certaines questions revenaient :
- pourquoi :ratio existe ?
- comment formaliser nos positions éthiques ?
- qui est responsable de quoi hors projet client ?
« On s’est dit que l’amélioration continue ne concernait pas seulement les produits qu’on conçoit pour nos clients, mais aussi notre propre organisation. »
Ce que le parcours a révélé
Un premier point important a été la question des rôles informels.
« Il y avait plein de choses que les gens faisaient implicitement : l’IT, le matériel, certains suivis… Le fait de les identifier permet de reconnaître ces contributions et de clarifier les choses si quelqu’un part. »
Le travail a aussi permis de regarder certains petits points de friction que l’on ne prend pas toujours le temps de traiter quand les projets s’enchaînent.
« Le sondage sur la sécurité psychologique a offert un espace d’expression intéressant. Je me doutais que ça allait bien, mais il y avait quand même quelques petites choses qu’on n’avait jamais vraiment exprimées. C’était intéressant de les entendre.»
L’équipe s’est aussi rendu compte que certaines ressources n’étaient plus utilisées.
« On a réalisé que le budget formation n’était plus utilisé, sans raison particulière.
Aujourd’hui, quelqu’un a pris ce rôle, fait des points réguliers avec les gens, et ça marche.»
Ce qui a été mis en place concrètement
Plusieurs pratiques ont été introduites après la formation :
- Des rétrospectives d’équipe
Un temps dédié pour prendre du recul sur le fonctionnement de l’équipe, pas seulement sur les projets. - Une inbox pour déposer les sujets à traiter
Un formulaire où chacun peut déposer un sujet, une idée ou un problème. Chaque semaine, un responsable sélectionne les points à traiter. - Un weekly repensé
La réunion hebdomadaire a été restructurée pour consacrer autant de temps aux sujets d’équipe qu’aux projets clients. - La décision par consentement
Un processus clair quand il faut prendre des décisions importantes sans chercher le consensus parfait.« La décision par consentement a été une vraie révélation.
Ça prend du temps, mais pour des décisions importantes, ça vaut vraiment la peine. » - La clarification progressive des rôles
Certaines responsabilités informelles ont été rendues explicites, notamment autour de la formation et du développement.
« Les sujets ne restent plus dans les têtes ou dans des discussions informelles.
Ils sont enregistrés, discutés et progressivement traités. »
Un an après : une dynamique est lancée
Les pratiques sont toujours en place et l’équipe continue à faire évoluer son organisation.
« On travaille encore sur la formalisation des rôles.
C’est un chantier qui va prendre du temps, mais le mouvement est lancé. »
L’impact le plus visible ?
« La responsabilisation.
Les gens qui participent à la réflexion se sentent davantage impliqués, et certains qui parlaient peu prennent plus facilement la parole maintenant. »
La différence de cet accompagnement
« Pour moi, la grande différence, c’est clairement l’immense expérience de Laurent et son approche non dogmatique. On sent qu’il a accompagné beaucoup d’entreprises très différentes et qu’il sait adapter les outils à la réalité de chaque organisation. C’est rare de tomber sur quelqu’un qui a vraiment intégré et digéré tout ça. Laurent, lui, s’inspire de nombreuses approches et en fait une synthèse pragmatique. On en ressort avec des principes et des outils qu’on peut s’approprier.»
NB: Yann et sa collègue ont participé à une version spéciale du programme pour équipe, qui réunissait plusieurs entreprises.