Ceux qui ont déjà travaillé avec moi savent à quel point j’apprécie les canevas.

Un canevas permet de visualiser les différentes manières d’appréhender une problématique, oblige à synthétiser (par manque de place), et quand il est utilisé en groupe, permet de s’aligner sur une vision commune. Le tout de façon très visuelle. Qu’il s’agisse de mieux comprendre un changement à planifier, ou de faire évoluer une entreprise, le canevas est votre meilleur ami.

Un système d’exploitation ?

L’OS Canvas présenté ici a pour objectif d’appréhender les différentes facettes du “système d’exploitation” (ou OS en anglais) d’une entreprise. Chaque organisation fonctionne sur un ensemble d’hypothèses, de croyances, de principes, de pratiques et de processus (implicites ou explicites) qui constituent la base sur laquelle se déroule le travail quotidien. Ce “système d’exploitation” façonne son mode de fonctionnement. Il est si omniprésent et si profondément ancré que nous ne le remarquons même plus.

En général, il suffit de mettre les pieds dans une autre entreprise pour s’apercevoir de ce qui diffère. Ce qu’on avait imaginé être la norme, le standard, n’est en fait que notre manière de fonctionner. “Ah, vous faites comme ça les meetings vous?”, “Ah, votre stratégie ressemble à ça?”… Un étonnement dont j’ai souvent été témoin quand des entreprises visitaient Liip. Chaque entreprise a donc son “système d’exploitation”.

L’idée du livre Brave New Work dont ce canevas est issu, est que la plupart des entreprises sont encore basées sur un OS créé par Taylor pendant la révolution industrielle. La productivité et l’efficacité avant tout: planifier, exécuter, contrôler. Les leaders pensent et optimisent. Les travailleurs obéissent et exécutent. Mais depuis beaucoup d’eau a coulé sous les ponts et l’environnement a évolué. Les gens aussi. Malheureusement, les organisations moins.

1 OS, 12 facettes

J’ai traduit (librement) l’OS Canvas du livre et vous propose ici d’en télécharger un pdf.

Les 12 facettes de l’OS Canvas sont:

  • Raison d’être: ce qui nous oriente
  • Autorité: le partage du pouvoir et la prise de décision
  • Structure: l’organisation et les équipes
  • Stratégie: l’établissement de priorités
  • Ressources: l’allocation des ressources (budgets)
  • Innovation: la place de l’innovation, la façon de la réaliser
  • Flux de travail: la création de valeur, la division du travail
  • Séances: la structure, la participation et l’objectif des séances
  • Information: la disponibilité de l’information, son partage
  • Appartenance: les relations au sein de l’organisation, le recrutement, les attentes sur chacun
  • Maîtrise: le développement des compétences
  • Rémunération: la politique salariale, les primes, la répartition des bénéfices

Évidemment, ces facettes ne sont pas indépendantes les unes des autres. Faire évoluer la structure aura probablement une incidence sur l’autorité et peut-être la rémunération par exemple. C’est ce que découvre la plupart des entreprises qui mettent en place des pratiques Agiles telles que Scrum ou SAFe. Ca commence généralement par une volonté de livrer de la valeur plus rapidement (Flux de travail). Des équipes sont créées (Structure) avec de nouveaux rôles (Scrum Master, Product Owner…) et donc une montée en compétence (Maîtrise). Ces équipes demandent plus d’autonomie pour avancer rapidement (redéfinition de l’autorité). Alors que les RH se demandent comment les nouveaux rôles vont rentrer dans leur politique de rémunération… Quand on le voit comme ça, c’est pas étonnant que ce ne soit pas si facile à implémenter en fait 😉

Un outil “couteau suisse”

L’OS Canvas est un magnifique outil pour conscientiser les différentes facettes de l’entreprise. D’abord d’un point de vue “diagnostique”, en prenant les facettes séparément et en se posant les questions: quelles sont nos pratiques en relation à cette facette? Sur quels principes/valeurs/croyances sont elles basées? En quoi nous servent-elles encore aujourd’hui?

On se rend compte des choses qu’on a toujours faites de façon machinale. Rien que les conversations générées et la prise de conscience valent leur pesant de cacahuètes.

Pour moi, en tant que spécialiste du changement, il est tout particulièrement intéressant d’un point de vue “exploratoire”. Pour imaginer un changement, en imaginant ce qui pourrait évoluer. Quel en serait le bénéfice? Quelle facette serait la plus prioritaire?

Je l’utilise régulièrement pour parler d’Agilité aussi. Pour chacune des facettes, on peut identifier les pratiques courantes et les comparer à des pratiques plus Agiles. Une comparaison souvent inspirante qui permet d’élargir les horizons et d’imaginer par où entreprendre ce voyage.

Et vous, comment utiliserez-vous ce canevas ?